Kwestionariusz dla nowego dostawcy
.

Celem Polityki zakupowej ustanowionej w firmie Instal-Projekt jest efektywne i planowe dokonywanie zakupów na najkorzystniejszych warunkach handlowych przy zachowaniu najwyższej jakości pozyskiwanych materiałów, towarów i usług. Praca w oparciu o spójną i dostosowaną do naszych warunków Politykę zakupową pozwala nam na zmniejszenie kosztów magazynowych co w konsekwencji prowadzi do minimalizacji środków finansowych zamrożonych w zapasach. Zaoszczędzone w ten sposób  środki finansowe przeznaczamy na dalszy rozwój oraz doskonalenie naszych wyrobów.

 


Polityka zakupowa Spółki INSTAL-PROJEKT oparta jest o wypracowaną strategię oraz obowiązujące procedury zgodne z  normą ISO 9001:2008. Polityka ta określa sposób działania oraz postępowanie w zakresie zakupów materiałów strategicznych, takich jak:

 

  • Materiały stalowe (rury, kształtowniki, blachy)
  • Materiały opakowaniowe (kartony, łupki kartonowe, folia termokurczliwa, folia typu stretch)
  • Farby proszkowe białe i kolorowe
  • Materiały spawalnicze
  • Materiały ścierne
  • Chemia produkcyjna (preparaty chemicznego oczyszczania powierzchni stalowych)
  • Gazy techniczne, płyny eksploatacyjne, paliwa
  • Materiały i elementy elektryczne (przewody elektryczne, elementy grzewcze)
  • Armatura i osprzęt do instalacji c.o.
  • Elementy z tworzyw sztucznych
  • Elementy złączne metalowe drobne (śruby, nakrętki, wkręty)
  • Środki czystości, środki BHP
  • Materiały biurowe
  • Technologie, maszyny i urządzenia
  • Towary
  • Inne materiały



Obok zakupów materiałowych przyjęte normy określają również zasady zakupu usług strategicznych:

 

  • Usługi transportowe
  • Usługi związane z wykonywaniem półproduktów i elementów składowych grzejników oraz wyrobów elektrycznych
  • Usługi związane z nakładaniem powłok galwanicznych
  • Usługi marketingowo-reklamowe
  • Usługi prawne
  • Usługi bankowe



Sposób dokonywania zakupów, nadzór nad centralną bazą dostawców, weryfikacja oraz kontrola zakupywanych materiałów, towarów  i usług strategicznych określa procedura zakupowa wdrożona w firmie Instal-Projekt.
Podpisanie umowy współpracy lub karty dostawcy / wykonawcy, dotyczącej zakupu materiałów / towarów / urządzeń lub wykonanie usług / prac, odbywa się na drodze wyboru dostawcy / usługodawcy w ramach konkursu ofert.
Umowy z dostawcami / usługodawcami zawierane są w formie pisemnej. Do powyższego postępowania mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Informacja o możliwości składania  ofert  zamieszczana jest w ogłoszeniu na stronie internetowej Spółki i określa zakres materiałów / towarów / usług będących przedmiotem zainteresowania Spółki, terminy i miejsce składania ofert oraz warunki współpracy, a także dane pracowników INSTAL-PROJEKT, z którymi można się kontaktować w sprawach związanych z ofertami, a zwłaszcza w celu uszczegółowienia przedmiotu.

 


Partnerskie relacje z dostawcami

 

  • Jesteśmy wiarygodnym partnerem, gwarantującym stabilne warunki długookresowej współpracy w zamian za co oczekujemy 100% realizacji naszych potrzeb
  • Kwalifikujemy i oceniamy naszych dostawców na podstawie jasno sprecyzowanych reguł i kryteriów dzięki czemu  współpracujemy z partnerami mającymi wystarczający potencjał do zaspokajania naszych potrzeb
  • Włączamy dostawców w rozwój naszej organizacji oczekując od nich współpracy w rozwiązywaniu problemów i realizacji wspólnej polityki cenowej
  • Jesteśmy firmą innowacyjną, dlatego też innowacyjne rozwiązania proponowane przez naszych dostawców są dla nas dodatkowym atutem.

 


Wykorzystanie minimalnej ilości zasobów

 

  • Negocjujemy zakup każdego towaru, materiału i usług
  • Poprzez zarządzanie grupami materiałowymi, udaje się nam skutecznie wykorzystywać efekty skali w negocjacjach z dostawcami
  • Dostawy realizowane są na koszt dostawcy według określonych wcześniej między stronami minimów logistycznych

 


Zarządzanie łańcuchem dostaw

 

  • Zakupy kluczowych i ważnych materiałów, wyrobów i usług realizowane są z przynajmniej dwóch źródeł. Strategia ta gwarantuje nam większe bezpieczeństwo dostaw
  • Analizujemy ceny rynkowe surowców wykorzystywanych do produkcji naszych wyrobów, co pozwala na prowadzenie skuteczniejszych negocjacji z naszymi dostawcami
  • Od naszych dostawców wymagamy realizacji dostaw w 100%  w wyznaczonym czasie z zachowaniem wymaganej jakości
  • Ciągle gromadzenie informacji o potencjalnych dostawcach, stosowanych technologiach i surowcach umożliwia nam poszukiwanie lepszych alternatywnych rozwiązań
  • Oceniamy naszych dostawców na podstawie reguł i kryteriów określonych w procedurach systemowych ISO w celu weryfikacji bieżącej współpracy

 

 


PROCES WYBORU DOSTAWCY
(Na podstawie wewnętrznych uregulowań i procedur obowiązujących w firmie Instal-Projekt)


I.
OCENA OFERT POD KĄTEM PRZYDATNOŚCI DOKONYWANA PRZEZ SPECIALISTĘ DS. ZAKUPÓW
(ocena przeprowadzana jest na podstawie materiałów zebranych przez Specjalistę ds. zakupów oraz materiałów otrzymanych od dostawców np. w postaci kwestionariuszy ofertowych)


II.
WYSŁANIE DO WYTYPOWANYCH DOSTAWCÓW ZAPYTANIA OFERTOWEGO NA KONKRETNY MATERIAŁ
Zapytanie ofertowe zawiera pytania dotyczące:

 

  • Asortymentu
  • Ceny
  • Ilości
  • Warunków  płatności
  • Rabatów
  • Warunków gwarancji
  • Terminu ważności oferty
  • Minimum logistycznego
  • Warunków i terminów dostawy
  • Atestów, certyfikatów, deklaracji zgodności

 


III.
DOSTARCZENIE PRZEZ POTENCJALNEGO DOSTAWCĘ BEZPŁATNYCH PRÓBEK MATERIAŁÓW TOWARÓW


IV.
OCENA DOSTARCZONYCH MATERIAŁÓW TOWARÓW USŁUG
(głównie ocena jakościowa materiałów oraz weryfikacja dokumentów potwierdzających jakość w postaci
deklaracji, atestów, zezwoleń, referencji itp.)


V.
W PRZYPADKU POZYTYWNYCH WYNIKÓW TESTÓW USTALENIE OSTATECZNYCH WARUNKÓW HANDLOWYCH
(podpisanie karty dostawcy/wykonawcy lub umowy regulującej w szczególności asortyment, ceny, poziom rabatowania, bonusy, warunki płatności, terminy i warunki dostawy, warunki gwarancji i reklamacji, termin ważności oferty, minimum logistyczne, atesty, certyfikaty, deklaracja zgodności)


VI.
WYSYŁANIE PRÓBNEGO ZAMÓWIENIA


VII.
OSTATECZNA AKCEPTACJA DOSTAWCY
(równoznaczna z wpisaniem do centralnej bazy dostawców)

 

 

 

UWAGA:

1. Oferty wysyłane do naszej firmy trafiają do wewnętrznej bazy danych potencjalnych dostawców materiałów / towarów         / usług
2. Odpowiadamy tylko na wybrane oferty
3. Nie określamy ram czasowych na udzielanie odpowiedzi.
4. Odpowiedzi na oferty udzielmy w miarę pojawiających się potrzeb podjęcia współpracy z potencjalnym dostawcą
5. Proces wyboru dostawcy jest zgodny z wewnętrznymi uregulowaniami i procedurami obowiązującymi w firmie